Press kit: cos’è e come crearne uno per la tua azienda

È la fonte non tanto segreta di immagini ad alta risoluzione, informazioni dettagliate su come e perché l’azienda è stata creata e persino citazioni per rendere l’articolo più coinvolgente.

Se sapete come fare un press kit e come diffonderlo, potete capitalizzare sulla sua utilità e farvi pubblicizzare più frequentemente e con maggiore precisione sulla stampa.

Cos’è un press kit (alias cartella stampa)?

Un media kit, noto anche come cartella stampa, è un insieme di materiali, immagini, contenuti, file e informazioni relative a un’azienda o organizzazione (e, a volte, a un individuo), tutti organizzati per essere utilizzati dalla stampa.

La “stampa” potrebbe essere praticamente chiunque, dalle organizzazioni giornalistiche nazionali ai blogger locali.

Se correttamente assemblato e di facile accesso, un press kit può rendere più probabile che il vostro business appaia in articoli pubblicati, e aumentare la correttezza e la coerenza di come il vostro business è presentato.

Perché la vostra azienda ha bisogno di un press kit

La creazione di un media kit porta diversi benefici, tutti incentrati sull’amplificare i vantaggi di apparire sulla stampa. Essere citati dai media sotto forma di recensioni, annunci, comunicati stampa e discussioni incentrate sul settore è quasi sempre un bene per il vostro brand. Significa che più persone saranno esposte al vostro marchio, e probabilmente otterrete un backlink che punta al vostro sito. 

Un press kit ottimizza questo aspetto in diversi modi:

Accessibilità

Avere un press kit digitale sul vostro sito web aumenta la probabilità che un giornalista o un blogger scriva di voi. Con i dettagli prontamente disponibili, è più facile e più conveniente scrivere un articolo.

Convenienza

Rendere accessibile un media kit sul vostro sito è conveniente anche per voi.

Normalmente, infatti, un giornalista potrebbe contattare i leader della vostra organizzazione ponendo le stesse domande sulla storia della vostra azienda e richiedendo preventivi. Se mettete insieme tutte queste informazioni in un press kit, ridurrete il numero di persone che si rivolgono a voi.

Qualità

Mettere insieme un press kit dà un maggiore controllo sulla qualità dei contenuti pubblicati in relazione al vostro brand.

Ad esempio, invece di affidarsi a un giornalista che scatta le proprie foto di bassa qualità o che prende immagini a bassa risoluzione online, potete fornire una comoda fonte di immagini ad alta risoluzione, citazioni e altri materiali utili.

Coerenza

I press kit vi danno anche la possibilità di dettare gli standard di coerenza per la rappresentazione del vostro marchio.

Ad esempio, potete assicurarvi che il nome della vostra azienda sia scritto e formattato in modo da riflettere gli standard del vostro brand (supponendo che i giornalisti seguano le regole stabilite dal vostro kit).

Come fare un press kit

Come si crea un media kit? A seconda dello stadio di sviluppo del business in cui vi trovate, avrete alcune opzioni.

Ad esempio, se avete un direttore creativo e/o un team di graphic designer, potreste chiedere il loro aiuto per creare un press kit a partire dall’identità visiva del vostro brand. Potreste anche assumere un professionista per assemblare (o progettare) tutti gli elementi necessari. Se avete già accesso ai file del vostro brand, potreste essere in grado di creare il media kit da soli.

Il vostro press kit dovrebbe includere tutti (o la maggior parte) dei seguenti elementi:

La storia del vostro brand

Per prima cosa, vorrete raccontare la “storia del vostro marchio”. Se questo suona vago, è perché lo è. Molti brand inizieranno introducendo il nome dell’azienda o dell’organizzazione, seguito dal perché esiste.

Se avete una mission statement o una vision statement, questa è l’opportunità di includerla per la copertura mediatica. Altri marchi possono diventare più creativi nell’impostare il palcoscenico per la loro organizzazione, ma assicuratevi di non lasciare troppo spazio all’interpretazione.

Le descrizioni brevi e schiette tendono a funzionare meglio.

Storia dell’azienda

Potreste anche voler includere un paragrafo o due sulla storia della vostra azienda o organizzazione.

Alcuni giornalisti si serviranno di questo per fornire un contesto ai lettori, mentre altri si affideranno ad esso principalmente per verificare i fatti. In ogni caso, spiegate brevemente come e quando la vostra azienda è nata e dove intende arrivare. Se avete lanciato una serie di prodotti, questa è una buona occasione per elencarli e descriverli.

Sede dell’azienda

Molte aziende trarranno vantaggio nell’elencare le sedi in cui si trovano. A seconda della natura della vostra attività, ciò potrebbe significare elencare l’indirizzo e il numero di telefono della vostra sede centrale, la sede della vostra fabbrica o le sedi dei vostri punti vendita al dettaglio.

Se avete intenzione di lanciare nuove sedi in futuro, prendete in considerazione la possibilità di inserirle nell’elenco come “in attesa” o in procinto di essere inserite (se volete che siano menzionate).

Loghi, marchi e altre attività

Gli asset del brand includono elementi come i loghi, lo slogan ed altri elementi che rendono il vostro marchio distintivo.

Avrai bisogno di includere file di alta qualità che consentano ai media di utilizzare le risorse del brand in modo appropriato.

Questo di solito significa includere file di più dimensioni e tipi, ed eventualmente diverse versioni per diverse applicazioni (come una versione a colori del vostro logo e una versione in bianco e nero).

Requisiti di branding

Assicuratevi di specificare come volete che il vostro brand sia rappresentato, se avete esigenze specifiche.

Ad esempio, potreste richiedere che il nome della vostra azienda venga scritto tutto in minuscolo, o che sia punteggiato in modo insolito. Potete richiedere che certi colori siano usati in associazione con il vostro brand, o che certi loghi debbano essere usati in applicazioni diverse. Siate concisi, diretti e specifici in questo caso per evitare la possibilità di un’interpretazione sbagliata.

Membri chiave del team (e biografie)

Alcune aziende vorranno identificare e descrivere il personale chiave che è rilevante per il brand.

Ad esempio, potreste elencare il CEO, altri dirigenti, il vostro responsabile del reparto informatico, il responsabile del marketing e della pubblicità o il vostro direttore delle pubbliche relazioni. Non ci sono persone giuste o sbagliate da includere, purché siano rilevanti per i vostri obiettivi di stampa. Assicuratevi di scrivere correttamente i loro nomi, le loro informazioni di contatto (se pertinenti) ed eventualmente una breve biografia per ciascuno di essi.

Comunicati stampa esistenti e copertura mediatica

Se il vostro brand è stato recentemente citato sulla stampa, prendete in considerazione la possibilità di inserire i link a quegli articoli. Potete usarli come esempi di come volete che il vostro marchio venga rappresentato, o come punti di riferimento per il lavoro di altri giornalisti. Potrebbe anche farvi sembrare più “degni” di essere citati dalla stampa.

Premi e riconoscimenti

Se la vostra azienda ha vinto recentemente dei premi o ha ricevuto dei riconoscimenti, assicuratevi di elencarli. Raramente fa male ottenere una menzione dei vostri riconoscimenti in un articolo, ma riuscirete a far citare quei riconoscimenti solo se li elencherete esplicitamente.

Link ai social media

È probabile che abbiate già dei link ai vostri profili sui social media da qualche parte sul vostro sito web, o che li abbiate resi il più possibile facili da trovare. Tuttavia, non fa mai male includerli anche nel vostro press kit, nel caso in cui uno scrittore abbia difficoltà a trovarli, o non si preoccupi di cercarli.

Leggi anche: Come usare i social network per le aziende

Citazioni specifiche (nel contesto)

Le citazioni possono essere una potente aggiunta a qualsiasi articolo sulla vostra azienda.

Prendete in considerazione la possibilità di raccogliere una manciata di citazioni dai vostri leader, “lucidandole” per la stampa e visualizzandole nel vostro media kit. Potreste anche voler diversificare le citazioni disponibili, assicurandovi che ci sia un uguale mix di citazioni brevi e lunghe.

FAQ

Se avete incontrato un po’ di confusione sulla natura del vostro marchio o degli asset del vostro brand, potreste voler includere nella vostra cartella stampa una sezione “domande frequenti” (FAQ). Qui potrete elencare alcune delle domande più comuni che giornalisti e scrittori potrebbero porre, come “dove trovo altre immagini?” o “qual è la posizione della vostra azienda riguardo a  ____?

Campioni

A seconda della natura della vostra azienda o organizzazione, il vostro press kit può includere un campione del prodotto o del servizio che offrite.

Ad esempio, se vendete bottiglie d’acqua, potreste inviare una bottiglia d’acqua in omaggio ai recensori che ne richiedono una.

Sebbene possiate pensare al vostro media kit come a uno sforzo una tantum, in realtà è qualcosa che richiederà un certo grado di manutenzione continua.

Mentre scattate altre foto, sviluppate nuovi prodotti o cambiate le direzioni dell’azienda, vorrete aggiornare la cartella stampa con nuovi file e contenuti. Dovrete anche rivedere periodicamente il vostro media kit per verificarne l’accuratezza, cambiando gli indirizzi delle sedi e modificando i preventivi per una migliore accuratezza.

Dove ospitare il vostro press kit o la cartella stampa

Utilizzando Website Builder di AzHost, è possibile creare una pagina specifica per il vostro media kit. Potete formattare gli elementi scritti del vostro kit (come la storia della vostra azienda e le FAQ) e fornire link per il download dei contenuti multimediali. Potete anche impacchettare tutti questi elementi in un file .zip e includere un link per il download sulla vostra pagina della cartella stampa. In alternativa, potreste ospitare questi contenuti in una pagina di informazioni o in una pagina di contatti.

In alcuni casi, potreste anche mettere insieme un press kit fisico, comprendendo i documenti stampati con i dettagli sulla vostra azienda.

In questo caso, dovrete includere un link “Richiedi il media kit” sul vostro sito web invece di o in aggiunta al vostro link per il download del press kit digitale.

Esempi di press kit

Spesso è utile vedere alcuni esempi dal vivo di media kit ben fatti. Imparate da queste aziende e organizzazioni e prendete in considerazione la possibilità di modellare il vostro press kit basandovi sui loro.

Coca-Cola

Come potete immaginare, un marchio internazionale come Coca-Cola deve prestare molta attenzione a come è rappresentato – e ha molte risorse e fatti da condividere con i giornalisti. La sua cartella stampa comprende una lista di recenti comunicati stampa, dichiarazioni formali dell’azienda, biografie dei suoi leader, una videoteca, una libreria di immagini e una lista di contatti a cui rivolgersi per ottenere maggiori informazioni.

LinkedIn

LinkedIn offre una serie di risorse sulla sua pagina della cartella stampa, tra cui il suo logo e i modelli di colore. Ma soprattutto, offre un link per il download dove gli utenti possono scaricare tutte le informazioni necessarie per un articolo.

Personalizzate il vostro press kit

Finché le vostre informazioni sono complete, concise, organizzate e facili da trovare, non c’è un modo giusto o sbagliato di mettere insieme il vostro kit.

Fate ciò che ha senso per il vostro brand.

Creare un press kit è un passo importante per il successo della vostra azienda. Tuttavia, nessuno sarà in grado di trovare il vostro media kit se non avete un sito web – e idealmente, uno che sembri professionale. Utilizzate Website Builder di AzHost per creare il vostro sito web in meno di un’ora e create una pagina unica per tutti i vostri media.